Características de un Documento

    Desde hace diez años aproximadamente, la era digital ha marcado el rumbo en un sinnúmero de ámbitos.

En la actualidad, es un requisito indispensable gestionar y conservar documentos y archivos en algún medio electrónico.

Es claro que no todos los documentos digital pueden ser transferidos a papel, tal es el caso de los medios audiovisuales.

La necesidad que un documento cuente con características propias como su estructura, la forma de presentación, los títulos, los párrafos, los tipos de letras, etcétera, surge de la intención especificas de cada documento. No es lo mismo la redacción de una carta personal que la elaboración de un currículo profesional.

Por ello, es importante adoptar una serie de requisitos logísticos en el momento de diseñar los sistemas para controlar los documentos mediante su ciclo de vida y garantizar su calidad he integridad de manera permanente.
En un documento, la información se maneja de dos formas básicas y digital. 

• Documento físico. Permite el registro, impresión y gestión documentada en una empresa; es decir, en papel. Con la finalidad de apoyar las funciones de una administración y ser útil como una prueba, un documento debe tener:

Aquellos documentos con estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto capaces de ofrecer una perspectiva completa de las actividades y las operaciones a las que hace referencia, por lo que también reflejaran las decisiones, acciones y competencias. 
Si tales documentos se mantienen accesibles, utilizables e inteligibles, servirán de apoyo para la gestión y se utilizará para efectos de justificación a lo largo del tiempo.

• Documento digital. En la ultima década se han revolucionado las formas para la comprensión de los documentos, de tal manera que el uso del papel está siendo relegado como el instrumento de soporto por excelencia. En la actualidad, cada vez más personas leen revistas y periódicos directamente desde Internet, intercambian mensajes de correo electrónico, consultan textos en forma digital, muchos de ellos con lo siguiente: 

 

Cabe destacar que lo más importante después de guardar o almacenar un documento en forma digital, es la facilidad para encontrarlo cuando se requiere.
Por tales motivos, muchas publicaciones tradicionales se han trasladado a Internet, desde donde se pueden consultar de manera gratuita (salvo algunas excepciones), lo que genera grandes ahorros a las empresas que utilizan este medio de difusión. 

Elementos de un Documento 

 Para comprender todos los aspectos de este bloque, es necesario analizar diversos conceptos de un documento, por lo que iniciaremos con los fundamentales.
             El material: es la parte física que ocupa el documento, puede ser papel o medio magnético, entre los que destacan, cintas, discos duros y memorias USB, entre otros.
             El lenguaje: es el código, la escritura, los signos o gráficos con los que se redactó un documento.
             La escritura: incluye el tamaño, los encabezados, las fechas y las firmas.
             El contenido: es el cuerpo del texto o mensaje que se desea transmitir, en ocasiones incluye imágenes, organizadores gráficos, enlaces y otros elementos visuales.

Tipos de texto

En la actualidad, la mayoría de documentos se generan en una computadora mediante procesadores de texto. El mercado ofrece una gran gama de estos programas. Hay de diversos precios y gratuitos. En resumen, trabajar con un procesador de texto es bastante accesible. Sin embargo, independientemente del programa que utilices, cualquier tipo de los siguientes documentos puede ser generado en la computadora.
        De texto, hechos en papel o medio magnético. Por ejemplo, una carta o un informe.
        De imagen, incluso de imágenes móviles o fijas. Por ejemplo, una foto o una película.
        Fonética, hecho por medio de, o incluye, elementos sonoros. Por ejemplo, una grabación o un vídeo.  
        Gráfico, elaborado por medio de dibujos. Por ejemplo, un plano o un mapa.
Por su uso se distingue en diversos tipos:
        Por autor, según la fuente de la que proviene. Por ejemplo, anónima, publica o privada.
        Por su función, incluye la intención del documento. Por ejemplo, informativo o comercial.